Que es un Project Manager y su importancia.

En un mundo donde todo avanza rápido y los cambios son constantes, las empresas necesitan asegurarse de que sus ideas se transformen en resultados concretos. Ahí es donde entra el Project Manager: el profesional que convierte planes en acción y objetivos…en logros.

Qué es un PM?
Un Project Manager (o Gerente de Proyecto) es la persona responsable de planificar, coordinar y supervisar el desarrollo de un proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Se encarga de asegurar que se cumplan los plazos, se respeten los presupuestos, y se alcance el objetivo deseado.
En otras palabras, podríamos decir que, es quién mantiene todo bajo control mientras las ideas se empiezan a materializar.

No importa si se trata de construir una oficina, mejorar procesos o de lanzar una app, cuando hay muchas personas involucradas, tareas y riesgos, probablemente haya un Project Manager atrás… o debería haberlo.

Responsabilidades principales de un PM
El rol puede variar según la industria, el tipo de proyecto o la naturaleza del cambio u objetivo que se busca, pero en términos generales un PM se encarga de:
· Definir el alcance del proyecto y los objetivos.
· Planificar tiempos, recursos y presupuesto.
· Coordinar equipos multidisciplinarios.
· Identificar riesgos y anticipar problemas.
· Comunicar avances a los stakeholders.
· Asegurar la calidad del producto o resultado final.

Cada uno de estos puntos conlleva muchas sub-tareas de análisis y pruebas para poder alcanzar una estructura de proyecto optima, sana y eficiente. De esta manera con dichas responsabilidades correctamente desarrolladas el PM instala bases sólidas para la ejecución del proyecto.

Por este motivo, la planeación de un proyecto es crucial.

Por qué es tan importante el rol del PM?
Porque sin alguien que organice, realice seguimiento y lidere el proyecto, las cosas pueden salirse de control y curso fácilmente. Los plazos que no se cumplan, presupuestos que se disparen, entregables incompletos o fuera de tiempo y equipos descoordinados son situaciones que van a desarrollarse al no tener un PM idóneo asignado.

Un buen PM por el contrario va a:

 - Dar estructura al caos.
 - Mantener el foco en los objetivos y la motivación del equipo.
 - Ayudar a identificar el valor agregado sobre el desarrollo de lo pautado.
 - Facilitar una buena comunicación efectiva.
 - Ayudar a la organización/empresa a entregar valor, no solo productos o servicios.

NO PM vs. PM asignado

Imaginemos el siguiente proyecto: Una empresa quiere armar y publicar su tienda online. El tiempo para tener dicha tienda lista y operativa es de 3 meses. Los sectores de la empresa que participan en el proyecto son Diseñadores, Marketing, Finanzas y Programadores/IT.

SIN PM asignado:

 - Visiones distintas en cada sector.
 - No está claro quién decide qué.
 - Tiempos de entrega y destinatarios confusos.
 - Presupuesto ejecutado por muchos sectores
 - Individualismo de los sectores y descoordinación.
 - Mala comunicación

Resultado:
Frustración, retrasos y sobrecostos.

Suponiendo que la tienda logró publicarse, será apenas funcional y terminamos con un producto que hace casi todo lo que queríamos, pero no es exactamente cómo lo queríamos. Los sectores tienen inconvenientes entre ellos debido a una mala comunicación e individualismo y programar futuras mejoras y actualizaciones de la tienda se convierte en un problema recurrente debido a malas sinergias.

Veamos que sucede en el caso contrario…

CON PM asignado:

o Se definen las tareas o puntos de acción para llegar al objetivo.
o Se crea un calendario con los puntos de acción.
o Se reparten responsabilidades y tareas
o Organización de reuniones clave para resolución de conflictos y seguimiento de tareas.
o El presupuesto se ejecuta en base al por un responsable en acuerdo con el grupo.

Resultado:
La tienda se lanza a tiempo, cómo queríamos, y dentro del presupuesto.

Los sectores participantes generaron una buena dinámica de equipo haciendo que futuras colaboraciones para realizar cambios o actualizaciones en la tienda sean más fáciles de realizar. La empresa aprende a ser más armónica, con la capacidad de reaccionar a tiempo y coordinadamente para enfrentar necesidades.

Aunque estos son solo algunos de los factores en los cuales un PM puede afectar positivamente un proyecto, todos conllevan un meticuloso grado de preparación, especialmente en la etapa de planeación de un proyecto.

Es por estas cosas que decimos que un PM es…

El creador y ejecutor de una estrategia

Como podemos encontrar en el ámbito bélico, las guerras se ganan (o se pierden), principalmente por dos factores: La estrategia y su ejecución.

Tener una buena estrategia creada es tan importante cómo lograr una buena ejecución de la misma, de nada sirve un buen plan si no se sigue y aplica eficazmente; así como tampoco un buen poder acción es útil si no se tiene un propósito claro.

En este sentido el Project Manager no es solo un “organizador de tareas”. Es un líder estratégico, capaz de conectar los objetivos del negocio mediante la ejecución diaria. Su impacto se ve en la eficiencia, la calidad y el éxito de cada iniciativa. Sumándole claro, capacidad de ajuste a imprevistos y resolución de problemas a cada proyecto.

Si quieres que tus proyectos lleguen a la meta entonces necesitas a alguien que sepa como llevarlos hasta ahí.
Y ese alguien es el Project Manager.

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El PM no es solo un “organizador de tareas”. Es un líder estratégico.

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